Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật

Điều kiện, hồ sơ, thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật được quy định như thế nào? Các trường hợp thay đổi người đại diện theo pháp luật? Có những lưu ý gì không? Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết về thủ tục thay đổi người đại diện, từ các điều kiện cần thiết, hồ sơ cần chuẩn bị, đến quy trình thực hiện và những lưu ý quan trọng để đảm bảo việc đổi tên diễn ra suôn sẻ.

1. Quy định pháp luật về người đại diện theo pháp luật

1.1 Điều Kiện và Tiêu Chuẩn

• Phải từ đủ 18 tuổi trở lên.

• Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.

• Không thuộc đối tượng bị cấm quản lý và thành lập công ty.

• Có thể là người Việt Nam hoặc người nước ngoài.

1.2 Số Lượng và Chức Danh

• Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật.

• Tùy theo loại hình doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật có thể là Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc, hoặc các chức danh khác được quy định trong Điều lệ công ty.

2. Các trường hợp thay đổi người đại diện theo pháp luật

• Thay đổi người đại diện pháp luật hiện tại sang người đại diện mới.
• Bổ sung thêm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
• Loại bỏ bớt 1 người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
• Thay đổi chức danh của người đại diện theo pháp luật.

3. Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật

Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần chuẩn bị các loại giấy tờ sau:

• Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật do người đại diện hiện tại hoặc người có thẩm quyền ký.

• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân người đại diện theo pháp luật mới, bao gồm: Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực, có chứng thực hợp lệ.

• Văn bản quyết định, nghị quyết liên quan đến việc thay đổi người đại diện theo pháp luật, tùy theo loại hình doanh nghiệp:

  • Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên: Quyết định của chủ sở hữu công ty.

  • Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên: Nghị quyết và biên bản họp của Hội đồng thành viên.

  • Công ty cổ phần: Nghị quyết và biên bản họp Đại hội đồng cổ đông nếu thay đổi làm thay đổi Điều lệ công ty; hoặc nghị quyết, biên bản họp Hội đồng quản trị nếu không làm thay đổi Điều lệ ngoài thông tin người đại diện.

• Đối với công ty hợp danh, hồ sơ gồm Thông báo thay đổi, danh sách thành viên hợp danh mới và bản sao giấy tờ pháp lý của thành viên hợp danh mới.

4. Quy trình thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật

Bước 1: Quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật

• Chủ tịch hội đồng thành viên/Chủ sở hữu công ty/Chủ tịch hội đồng quản trị sẽ tiến hành bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật mới cho công ty để thay thế cho người cũ.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ

Soạn thảo bộ hồ sơ tương ứng với từng loại hình doanh nghiệp cụ thể.

Bước 3: Nộp hồ sơ

• Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

• Hiện nay, tất cả hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh đều được nộp online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng 1 trong 2 hình thức sau:

  • Nộp bằng chữ ký số
  • Nộp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh

Bước 4: Thẩm định hồ sơ và cấp giấy chứng nhận

• Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.

• Trong vòng 3-5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với tên đã thay đổi.

• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận thông báo bằng văn bản để sửa đổi, bổ sung.

5. Một số lưu ý khi thay đổi người đại diện theo pháp luật

Dưới đây là những lưu ý quan trọng khi thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp:

• Thời hạn làm thủ tục: Thay đổi người đại diện theo pháp luật phải được đăng ký trong vòng 10 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi để đảm bảo tính pháp lý và cập nhật kịp thời thông tin của doanh nghiệp.
• Cập nhật thông tin ngân hàng và các cơ quan liên quan: Sau khi thay đổi, doanh nghiệp cần thay đổi thông tin chủ tài khoản ngân hàng, cập nhật thông tin trên giấy phép kinh doanh, và thông báo tới các đối tác, ngân hàng, cơ quan thuế để đảm bảo hoạt động liên tục và hợp pháp.
• Chú ý đến các trường hợp đặc biệt: Nếu người đại diện cũ là người chết, mất tích, hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự, doanh nghiệp cần có thủ tục phù hợp và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.
• Lưu ý về nội dung thay đổi trong điều lệ doanh nghiệp: Trong trường hợp thay đổi người đại diện làm thay đổi nội dung điều lệ, doanh nghiệp cần ghi rõ trong biên bản họp hoặc quyết định để cập nhật chính xác.

6. Dịch vụ thay đổi người đại diện theo pháp luật

Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật không quá phức tạp nhưng cần sự chính xác, phù hợp với từng trường hợp cụ thể để đảm bảo quá trình thực hiện suôn sẻ, nhanh chóng. Dịch vụ thay đổi đăng ký kinh doanh  trọn gói của BETTERLAW sẽ giúp bạn giải quyết mọi vấn đề:

• Tiết kiệm thời gian và công sức: Doanh nghiệp không phải tự mình tìm hiểu, chuẩn bị hồ sơ và thực hiện các thủ tục phức tạp. Dịch vụ sẽ thay mặt hoàn tất toàn bộ quy trình nhanh chóng, giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động kinh doanh chính.

• Đảm bảo thủ tục pháp lý chính xác, đầy đủ: Đội ngũ chuyên gia pháp lý giàu kinh nghiệm sẽ tư vấn, soạn thảo hồ sơ đúng quy định, tránh sai sót và rủi ro bị từ chối hoặc xử phạt do làm sai thủ tục.

• Chi phí minh bạch, trọn gói, không phát sinh: Các đơn vị cung cấp dịch vụ thường cam kết mức phí rõ ràng, bao gồm lệ phí nhà nước, phí dịch vụ, phí khắc dấu (nếu cần), giúp doanh nghiệp chủ động về tài chính.

• Thời gian hoàn thành nhanh chóng: Thông thường chỉ từ 3-7 ngày làm việc, thậm chí có dịch vụ cấp tốc trong 1 ngày, giúp doanh nghiệp nhanh chóng có giấy phép kinh doanh mới và tiếp tục hoạt động không gián đoạn.

7. Câu hỏi thường gặp khi thay đổi người đại diện theo pháp luật

1. Thay đổi người đại diện theo pháp luật có phải thông báo với cơ quan thuế không?

Có, sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần thông báo với cơ quan thuế để cập nhật thông tin và đảm bảo việc kê khai, nộp thuế đúng quy định.

2. Thời hạn đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật là bao lâu?

Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi trong vòng 10 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật.

3. Hồ sơ cần chuẩn bị gồm những gì?

Hồ sơ thường gồm: Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật, quyết định hoặc biên bản họp có liên quan, bản sao giấy tờ cá nhân của người đại diện mới (CMND/CCCD/Hộ chiếu), giấy ủy quyền (nếu có).

4. Ai có thẩm quyền quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật?

Tùy loại hình doanh nghiệp, thẩm quyền thuộc về chủ sở hữu công ty, hội đồng thành viên, đại hội đồng cổ đông hoặc hội đồng quản trị theo quy định trong Điều lệ và Luật Doanh nghiệp.

5. Trường hợp người đại diện theo pháp luật không chấp thuận việc thay đổi thì xử lý thế nào?

Doanh nghiệp có thể thực hiện thay đổi theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền mà không cần sự đồng ý của người đại diện cũ, nhưng cần đảm bảo đúng thủ tục pháp lý và ghi rõ thời điểm có hiệu lực trong hồ sơ.

6. Sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật cần làm gì?

Doanh nghiệp cần cập nhật chữ ký mới, thông báo thay đổi với các đối tác, ngân hàng, cơ quan thuế và công bố thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.