Thủ tục xin công văn nhập cảnh Việt Nam cho người nước ngoài

Khi có nhu cầu xin công văn nhập cảnh Việt Nam cho người nước ngoài, nhiều người gặp phải những khó khăn về thủ tục và quy trình. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình xin công văn nhập cảnh Việt Nam, những giấy tờ cần chuẩn bị và các lưu ý quan trọng để đảm bảo việc xin công văn nhanh chóng và đúng quy định. Hãy cùng tìm hiểu ngay để nắm vững thủ tục và tiết kiệm thời gian khi làm thủ tục nhập cảnh cho người nước ngoài!

1. Khái niệm Công văn nhập cảnh

Công văn nhập cảnh là văn bản chấp thuận do Cục Quản lý Xuất nhập cảnh, Bộ Công an Việt Nam cấp, cho phép người nước ngoài nhập cảnh và lưu trú tại Việt Nam với các mục đích như du lịch, thăm thân, công tác, làm việc, đầu tư, hội nghị, hội thảo hoặc các mục đích hợp pháp khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Một số đặc điểm của công văn nhập cảnh:

• Công văn nhập cảnh không phải là visa mà là giấy phép để người nước ngoài được phép làm thủ tục xin visa tại Đại sứ quán, Lãnh sự quán Việt Nam hoặc tại cửa khẩu quốc tế khi nhập cảnh.

• Trên công văn nhập cảnh có ghi rõ các thông tin quan trọng như họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu của người nước ngoài, mục đích nhập cảnh, thời hạn nhập cảnh, địa điểm nhận visa và các thông tin liên quan khác.

• Việc xin công văn nhập cảnh thường do cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp tại Việt Nam bảo lãnh và chịu trách nhiệm.

2. Điều kiện để xin công văn nhập cảnh Việt Nam cho người nước ngoài

Điều kiện xin công văn nhập cảnh Việt Nam cho người nước ngoài bao gồm các yêu cầu chính sau:

• Có tổ chức, doanh nghiệp bảo lãnh hợp pháp tại Việt Nam:

Người nước ngoài phải được một công ty, tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân có tư cách pháp nhân tại Việt Nam bảo lãnh. Tổ chức bảo lãnh phải được thành lập và hoạt động hợp pháp trên lãnh thổ Việt Nam, có thể là:

• • Công ty nhà nước

  • Công ty có vốn đầu tư nước ngoài

  • Công ty 100% vốn nước ngoài

  • Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

  • Công ty du lịch Việt Nam

  • Các tổ chức, doanh nghiệp hợp pháp khác.

• Người nước ngoài không thuộc diện cấm nhập cảnh:

Người nước ngoài không được nằm trong danh sách bị cấm nhập cảnh Việt Nam do các lý do như:

• • Giả mạo giấy tờ, khai báo sai sự thật để được cấp giấy tờ nhập cảnh, xuất cảnh, cư trú

  • Bị mắc bệnh tâm thần hoặc các bệnh truyền nhiễm nguy hiểm cho cộng đồng

  • Bị trục xuất khỏi Việt Nam và quyết định trục xuất vẫn còn hiệu lực

  • Các lý do về quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội khác.

• Hộ chiếu còn hiệu lực:

Hộ chiếu của người nước ngoài phải còn thời hạn ít nhất 6 tháng tính từ ngày dự kiến nhập cảnh Việt Nam.

• Trường hợp không cần xin công văn nhập cảnh:

Người nước ngoài đã có các giấy tờ nhập cảnh hợp lệ như: visa Việt Nam nhiều lần còn hiệu lực, thẻ tạm trú, thẻ thường trú, giấy miễn thị thực 5 năm còn hiệu lực, thẻ APEC còn hiệu lực, hoặc nhập cảnh theo diện miễn thị thực hoặc thị thực điện tử (e-visa) thì không cần xin công văn nhập cảnh.

3. Hồ sơ xin Công văn nhập cảnh vào Việt Nam cho người nước ngoài

Hồ sơ xin công văn nhập cảnh vào Việt Nam cho người nước ngoài gồm các loại giấy tờ cơ bản và bổ sung tùy theo mục đích nhập cảnh, cụ thể như sau:

• Hồ sơ chung bắt buộc

• • Mẫu đơn xin cấp công văn nhập cảnh cho người nước ngoài (mẫu NA2).

  • Bản sao hộ chiếu của người nước ngoài, còn hạn tối thiểu 6 tháng tính từ ngày dự kiến nhập cảnh.

  • Giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền người đi nộp hồ sơ từ tổ chức, doanh nghiệp bảo lãnh.

  • Thông tin cá nhân, mục đích nhập cảnh, thời gian dự kiến nhập cảnh và lưu trú.

• Hồ sơ bổ sung đối với tổ chức, doanh nghiệp bảo lãnh

• • Bản sao công chứng giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép đầu tư của tổ chức bảo lãnh.

  • Bản sao công chứng giấy đăng ký mã số thuế của tổ chức bảo lãnh.

  • Mẫu đơn thông báo đăng ký mẫu dấu và chữ ký của người đại diện theo pháp luật (mẫu NA16).

  • USB ký số (chữ ký điện tử) của tổ chức bảo lãnh để ký xác nhận hồ sơ trên hệ thống trực tuyến.

  • Căn cước công dân hoặc chứng minh nhân dân của người đại diện nộp hồ sơ.

• Hồ sơ theo mục đích nhập cảnh

• • Mục đích du lịch:

    • Lịch trình du lịch tại Việt Nam.

    • Các giấy tờ khác theo yêu cầu.

  • Mục đích thương mại, làm việc:

    • Lịch trình làm việc.

    • Đơn giải trình xin công văn nhập cảnh.

    • Bản cam kết của tổ chức bảo lãnh.

  • Mục đích thăm thân:

    • Bản sao hộ chiếu và giấy tờ lưu trú của người thân tại Việt Nam.

    • Giấy tờ chứng minh quan hệ thân nhân (giấy khai sinh, đăng ký kết hôn, bản hợp pháp hóa lãnh sự nếu cấp ở nước ngoài).

4. Quy trình, thủ tục xin Công văn nhập cảnh Việt Nam

Quy trình, thủ tục xin công văn nhập cảnh Việt Nam cho người nước ngoài được thực hiện qua hình thức trực tuyến, bao gồm các bước chính sau đây:

• Tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân bảo lãnh truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công an để đăng ký tài khoản điện tử.

• Tài khoản này dùng để khai báo, nộp hồ sơ và nhận kết quả xin công văn nhập cảnh.

• Việc đăng ký tài khoản chỉ thực hiện một lần duy nhất và phải được Cục Quản lý Xuất nhập cảnh xét duyệt phê duyệt.

• Hồ sơ gồm:

  • Mẫu đơn xin công văn nhập cảnh (mẫu NA2).

  • Bản sao hộ chiếu còn hạn của người nước ngoài.

  • Giấy tờ pháp lý của tổ chức bảo lãnh như giấy phép đăng ký kinh doanh, mẫu đơn đăng ký mẫu dấu, chữ ký điện tử (mẫu NA16).

  • Các giấy tờ bổ sung tùy theo mục đích nhập cảnh (lịch trình công tác, giấy tờ chứng minh quan hệ thân nhân, đơn giải trình, cam kết của tổ chức bảo lãnh, v.v.).

• Đăng nhập tài khoản đã được phê duyệt trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công an.

• Khai đầy đủ thông tin theo mẫu, đính kèm hồ sơ đã chuẩn bị.

• Ký xác nhận hồ sơ bằng chữ ký điện tử theo quy định của Luật giao dịch điện tử.

• Thanh toán lệ phí (nếu có) qua hệ thống.

• Cơ quan Quản lý Xuất nhập cảnh tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ và yêu cầu bổ sung nếu cần.

• Thời gian xét duyệt tối đa không quá 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

• Kết quả được thông báo trực tuyến qua tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia.

• Nếu được chấp thuận, tổ chức bảo lãnh tải về công văn nhập cảnh có đóng dấu điện tử.

• Người nước ngoài sử dụng công văn này để xin visa tại Đại sứ quán, Lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài hoặc làm thủ tục nhận visa tại cửa khẩu quốc tế khi nhập cảnh Việt Nam.

Lưu ý quan trọng:

• Công văn nhập cảnh không phải là visa mà là giấy phép cho phép người nước ngoài làm thủ tục xin visa hoặc nhận visa tại cửa khẩu.

• Việc xin công văn nhập cảnh Việt Nam hiện nay hoàn toàn thực hiện online, hồ sơ phải chính xác, đầy đủ và có chữ ký điện tử hợp lệ để được xét duyệt nhanh chóng.

• Thời gian xét duyệt tối đa 5 ngày làm việc, nếu hồ sơ thiếu sẽ được yêu cầu bổ sung.

• Tổ chức bảo lãnh chịu trách nhiệm về tính chính xác và hợp pháp của hồ sơ.

5. Lệ phí xin công văn nhập cảnh Việt Nam

Lệ phí xin công văn nhập cảnh vào Việt Nam cho người nước ngoài được quy định như sau:

• Công văn nhập cảnh được cấp hoàn toàn miễn phí. Người bảo lãnh hoặc tổ chức không phải nộp lệ phí khi làm thủ tục xin công văn nhập cảnh tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh hoặc qua hệ thống trực tuyến của Bộ Công an.

• Tuy nhiên, sau khi có công văn nhập cảnh, người nước ngoài sẽ phải nộp lệ phí dán tem visa tại Đại sứ quán, Lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài hoặc tại cửa khẩu quốc tế khi nhập cảnh. Mức lệ phí visa năm 2025 theo Thông tư số 25/2021/TT-BTC và các quy định hiện hành như sau: