Thủ tục cấp lại giấy phép lao động cho người lao động

Khi nào cần cấp lại Giấy phép lao động cho người nước ngoài? Điều kiện, hồ sơ, thủ tục xin cấp lại Giấy phép lao động được pháp luật quy định như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ làm rõ mọi khía cạnh pháp lý liên quan đến thủ tục này.

1. Các trường hợp cấp lại Giấy phép lao động

Theo quy định tại Điều 12, Nghị định 152/2020/NĐ-CP, có 03 đối tượng được xem xét cấp lại giấy phép lao động:

• Lao động nước ngoài có GPLĐ còn thời hạn bị mất,
• Lao động nước ngoài có GPLĐ còn thời hạn bị hỏng,
• Lao động nước ngoài thay đổi họ và lên, quốc tịch, số hộ chiếu, địa điểm làm việc ghi trong GPLĐ còn thời hạn.

Lưu ý: Trước đây trường hợp giấy phép lao động còn hạn ít nhất 5 ngày nhưng không quá 45 ngày được xin cấp lại. Nhưng theo quy định của nghị định 152/2020/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 15/02/2021, trường hợp này thuộc diện gia hạn giấy phép lao động.

2. Điều kiện cấp lại Giấy phép lao động

Để được cấp lại giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam, người lao động cần đáp ứng một số điều kiện cụ thể theo quy định của pháp luật. Dưới đây là các điều kiện chính để xin cấp lại giấy phép lao động:

• Giấy phép lao động còn hiệu lực bị mất hoặc hỏng: Người lao động cần có giấy tờ chứng minh tình trạng của giấy phép lao động, chẳng hạn như xác nhận của cơ quan công an nơi cư trú nếu giấy phép bị mất.
• Thay đổi thông tin trên giấy phép lao động: Nếu có sự thay đổi về họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu hoặc địa điểm làm việc, người lao động phải cung cấp các tài liệu chứng minh sự thay đổi đó.
• Không cần văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài: Theo quy định mới, trong trường hợp cấp lại giấy phép lao động, doanh nghiệp không cần phải xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài từ cơ quan có thẩm quyền.

3. Hồ sơ xin cấp lại Giấy phép lao động

Hồ sơ cấp lại giấy phép lao động gồm 6 loại giấy tờ chính sau đây:

1. Văn bản đề nghị cấp lại giấy phép lao động của người sử dụng lao động theo Mẫu số 11/PLI (Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP).

2. 02 ảnh màu kích thước 4cm x 6cm, nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu, ảnh chụp không quá 6 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.

3. Giấy phép lao động còn thời hạn đã được cấp:

   • Nếu bị mất giấy phép lao động thì cần có xác nhận của cơ quan công an cấp xã/phường nơi người lao động cư trú hoặc cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài theo quy định pháp luật.

   • Nếu bị hỏng thì nộp giấy phép lao động cũ bị hỏng.

4. Bản sao hộ chiếu còn hiệu lực (nếu hộ chiếu có thay đổi so với giấy phép lao động cũ thì cần nộp cả bản sao hộ chiếu cũ và mới).

5. Giấy tờ chứng minh thay đổi thông tin trên giấy phép lao động (nếu xin cấp lại do thay đổi thông tin như họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu, địa điểm làm việc, chức danh công việc…). Ví dụ: hộ chiếu mới, giấy xác nhận thay đổi tên doanh nghiệp, quyết định bổ nhiệm mới…

6. Giấy phép hoạt động của doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương (bản sao có chứng thực) để chứng minh doanh nghiệp sử dụng lao động còn hoạt động hợp pháp.

4. Quy trình thủ tục xin cấp lại Giấy phép lao động

Người sử dụng lao động cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ, bao gồm:

• Văn bản đề nghị cấp lại giấy phép lao động: Theo Mẫu số 11/PLI (Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP).
• 02 ảnh màu: Kích thước 4 cm x 6 cm, nền trắng, chụp không quá 06 tháng.
• Giấy phép lao động cũ: Nếu có (trong trường hợp giấy phép bị mất, cần có xác nhận của cơ quan công an nơi cư trú).
• Giấy tờ chứng minh sự thay đổi thông tin: Nếu cần thay đổi nội dung ghi trên giấy phép lao động như họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu hoặc địa điểm làm việc.

Hồ sơ được nộp đến cơ quan có thẩm quyền:

• Cấp trung ương: Nộp tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (Cục Việc làm).
• Cấp tỉnh: Nộp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi người lao động dự kiến làm việc.

Hồ sơ có thể nộp qua dịch vụ bưu chính công ích, trực tiếp hoặc trực tuyến (nếu có).

Sau khi nhận được hồ sơ:

• Trong thời hạn 03 ngày làm việc, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét và cấp lại giấy phép lao động. Nếu hồ sơ không hợp lệ hoặc không đủ điều kiện, cơ quan sẽ gửi văn bản trả lời với lý do từ chối.

Người sử dụng lao động sẽ nhận được giấy phép lao động đã được cấp lại. Nếu có bất kỳ vấn đề gì phát sinh trong quá trình xử lý, cơ quan chức năng sẽ thông báo cụ thể.

5. Thời hạn của Giấy phép lao động được cấp lại

Thời hạn của GPLĐ được cấp lại  theo Điều 15 Nghị định 152/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Thời hạn của GPLĐ được cấp lại bằng thời hạn của GPLĐ đã được cấp trừ đi thời gian người lao động nước ngoài đã làm việc tính đến thời điểm đề nghị cấp lại GPLĐ.

Thời hạn của giấy phép lao động được cấp theo thời hạn của một trong các trường hợp sau đây nhưng không quá 02 năm:

• Thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến sẽ ký kết.
• Thời hạn của bên nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam.
• Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài.
• Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài.
• Thời hạn nêu trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ.
• Thời hạn đã được xác định trong giấy phép hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
• Thời hạn trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để thành lập hiện diện thương mại của nhà cung cấp dịch vụ đó.
• Thời hạn trong văn bản chứng minh người lao động nước ngoài được tham gia vào hoạt động của một doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam.
• Thời hạn trong văn bản chấp thuận sử dụng người lao động nước ngoài trừ trường hợp không phải thực hiện báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 4 Nghị định 152/2020/NĐ-CP.

6. Một số lỗi thường gặp khi xin cấp lại Giấy phép lao động

• Chuẩn bị hồ sơ không đầy đủ
• Nộp hồ sơ không đúng thời hạn: Việc nộp hồ sơ xin cấp lại giấy phép lao động ít nhất 15 ngày trước khi giấy phép cũ hết hạn hoặc khi người lao động dự kiến bắt đầu làm việc là rất quan trọng. Nếu nộp muộn, có thể gây quá hạn GPLĐ và có thể phạt.
• Bỏ qua xác nhận từ cơ quan công an: Trong trường hợp giấy phép lao động bị mất, cần có xác nhận của cơ quan công an nơi cư trú. Sai lầm là không thực hiện bước này, dẫn đến hồ sơ không hợp lệ
• Không hiểu rõ quy trình và quy định pháp luật: Nhiều doanh nghiệp và cá nhân không nắm rõ quy trình cấp lại giấy phép lao động cũng như các quy định pháp luật liên quan, dẫn đến việc thực hiện sai quy trình hoặc thiếu sót trong hồ sơ.

Cá nhân, tổ chức cần lưu ý khi làm hồ sơ để tránh những sai sót gây kéo dài thời gian.

7. Dịch vụ cấp lại Giấy phép lao động tại BETTERLAW

Công ty Luật BETTERLAW với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn giấy phép lao động cho người nước ngoài cũng như các đơn vị sử dụng lao động nước ngoài cam kết mang đến dịch vụ pháp lý tốt nhất:

• Tiết kiệm thời gian: Dịch vụ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục hành chính.
• Đảm bảo tính chính xác: Các chuyên gia sẽ đảm bảo rằng hồ sơ được chuẩn bị đầy đủ và chính xác theo quy định pháp luật.
• Hỗ trợ tư vấn: Cung cấp thông tin và tư vấn về các quy định liên quan đến giấy phép lao động, giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật.