Thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người lao động - Điều kiện, hồ sơ

Gia hạn Giấy phép lao động là thủ tục pháp lý quan trọng đối với người lao động nước ngoài khi Giấy phép lao động gần hết hạn. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết về điều kiện, hồ sơ, thủ tục xin gia hạn Giấy phép lao động cập nhật theo quy định mới nhất.

Mục lục

1. Điều kiện gia hạn Giấy phép lao động

Điều kiện gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài tại Việt Nam được quy định cụ thể tại Điều 16 Nghị định 152/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP) như sau:

Giấy phép lao động hiện tại còn hiệu lực ít nhất 05 ngày và không quá 45 ngày trước ngày hết hạn giấy phép lao động. Nếu giấy phép lao động đã hết hạn thì không được phép gia hạn mà phải làm thủ tục cấp mới.
Người sử dụng lao động đã được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài theo quy định tại Điều 4 hoặc Điều 5 Nghị định 152/2020/NĐ-CP. Văn bản này do Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cấp.
Người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động theo đúng nội dung, vị trí công việc trong giấy phép lao động đã được cấp. Cần có giấy tờ chứng minh sự tiếp tục làm việc này.

Ngoài ra, người lao động cần có sức khỏe phù hợp với yêu cầu công việc để đủ điều kiện gia hạn giấy phép lao động.

2. Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động

Thành phần hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài tại Việt Nam bao gồm các giấy tờ sau, được quy định rõ tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP và các hướng dẫn liên quan:

Văn bản đề nghị gia hạn giấy phép lao động của người sử dụng lao động theo Mẫu số 11/PLI ban hành kèm theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
02 ảnh màu kích thước 4×6 cm, nền trắng, chụp không quá 6 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
Giấy phép lao động bản gốc còn hiệu lực đã được cấp trước đó.
Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài do cơ quan có thẩm quyền cấp (trừ trường hợp không phải xác định nhu cầu).
Bản sao có chứng thực hộ chiếu còn hiệu lực của người lao động nước ngoài (bao gồm trang hộ chiếu và trang visa nếu có).
Giấy khám sức khỏe hợp lệ, còn hiệu lực trong vòng 12 tháng theo quy định. Nếu khám ở nước ngoài, giấy tờ phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt.
Giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động theo đúng nội dung giấy phép lao động đã cấp, ví dụ như hợp đồng lao động mới đã ký kết, văn bản điều động nội bộ (đối với chuyên gia, giám đốc điều hành), hoặc giấy tờ xác nhận hợp tác giữa công ty Việt Nam và đối tác nước ngoài.

Lưu ý: Các giấy tờ nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế hoặc quy định pháp luật.

3. Thủ tục gia hạn giấy phép lao động/work permit

Người sử dụng lao động nộp văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (theo mẫu quy định) lên Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố nơi đã cấp giấy phép lao động trước đó.
Thời gian giải quyết khoảng 10-15 ngày làm việc.
Cơ quan có thẩm quyền cấp văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.

Hồ sơ được nộp cho Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi đã cấp giấy phép lao động, trước ít nhất 5 ngày và không quá 45 ngày trước ngày giấy phép lao động hết hạn.

Trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét và cấp giấy phép lao động gia hạn.
Nếu không gia hạn, cơ quan sẽ có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.

Sau khi được gia hạn giấy phép lao động, người lao động và người sử dụng lao động phải ký hợp đồng lao động bằng văn bản theo quy định của pháp luật Việt Nam trước ngày tiếp tục làm việc.

Người sử dụng lao động gửi bản gốc hoặc bản sao có chứng thực hợp đồng lao động tới cơ quan đã gia hạn giấy phép lao động.

Quy trình này có thể có sự điều chỉnh tùy theo từng trường hợp cụ thể hoặc quy định mới của cơ quan chức năng, nhưng nhìn chung gồm 5 bước như trên

Xem thêm: Cấp lại giấy phép lao động cho người nước ngoài – Điều kiện, thủ tục

4. Thời hạn của GPLĐ được gia hạn là bao lâu?

Thời hạn của giấy phép lao động được gia hạn tại Việt Nam có các điểm chính sau:

Giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần duy nhất với thời hạn tối đa 2 năm theo quy định tại Điều 155 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 16 Nghị định 152/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP).
Tổng thời gian làm việc hợp pháp của người lao động nước ngoài trên cùng một giấy phép (bao gồm cả cấp mới và gia hạn) là tối đa 4 năm. Sau khi hết thời gian này, nếu muốn tiếp tục làm việc tại Việt Nam, người lao động phải làm thủ tục xin cấp giấy phép lao động mới.
Thời hạn cụ thể của giấy phép lao động được gia hạn sẽ căn cứ vào một trong các yếu tố sau (theo Điều 10 Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP):
- Thời hạn hợp đồng lao động dự kiến ký kết.
- Thời hạn bên nước ngoài cử người lao động sang Việt Nam làm việc.
- Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận ký kết giữa đối tác Việt Nam và đối tác nước ngoài.
- Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận cung cấp dịch vụ ký kết giữa các bên.
- Thời hạn trong văn bản chấp thuận sử dụng người lao động nước ngoài (nếu có).
- Các thời hạn khác liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp hoặc tổ chức mà người lao động nước ngoài tham gia.
Người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ gia hạn từ 5 đến 45 ngày trước khi giấy phép lao động hết hạn. Nếu nộp hồ sơ muộn hơn hoặc giấy phép lao động còn hiệu lực dưới 5 ngày thì không được gia hạn mà phải xin cấp mới.

5. Sử dụng giấy phép lao động hết hạn bị xử lý như thế nào?

Khi sử dụng người lao động nước ngoài có giấy phép lao động đã hết hạn, cả người sử dụng lao động và người lao động đều sẽ bị xử lý hành chính nghiêm khắc theo quy định pháp luật Việt Nam:

Người sử dụng lao động sử dụng lao động nước ngoài làm việc khi giấy phép lao động đã hết hạn sẽ bị phạt tiền từ 30 triệu đồng đến 75 triệu đồng đối với vi phạm từ 1 đến 10 người lao động; mức phạt tăng theo số lượng lao động vi phạm:
- 30 – 45 triệu đồng với 1-10 người;
- 45 – 60 triệu đồng với 11-20 người;
- 60 – 75 triệu đồng với từ 21 người trở lên.
Nếu người sử dụng lao động là tổ chức, mức phạt sẽ gấp đôi so với cá nhân.
Ngoài phạt tiền, người sử dụng lao động có thể bị đình chỉ hoạt động liên quan đến việc sử dụng lao động nước ngoài hoặc các biện pháp xử lý hành chính khác.

Người lao động nước ngoài làm việc khi giấy phép lao động đã hết hiệu lực sẽ bị phạt tiền từ 15 triệu đồng đến 25 triệu đồng.
Người lao động có thể bị yêu cầu chấm dứt công việc, rời khỏi Việt Nam hoặc bị trục xuất nếu vi phạm nghiêm trọng.

6. Dịch vụ gia hạn giấy phép lao động tại BETTERLAW

Dịch vụ gia hạn Giấy phép lao động chuyên nghiệp, trọn gói sẽ giúp bạn đơn giản hóa mọi thủ tục pháp lý phức tạp và cam kết hiệu quả an toàn pháp lý:

Tiết kiệm thời gian và công sức: Dịch vụ sẽ thay doanh nghiệp và người lao động chuẩn bị hồ sơ, nộp và theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ, giúp rút ngắn thời gian và tránh sai sót trong thủ tục hành chính phức tạp.
Đảm bảo hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định pháp luật mới nhất: Các đơn vị cung cấp dịch vụ am hiểu luật lao động và quy trình hành chính, giúp tránh rủi ro bị trả lại hồ sơ do thiếu giấy tờ hoặc sai sót.
Giảm thiểu rủi ro bị xử phạt do gia hạn muộn hoặc sai quy trình: Việc sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng thời hạn nộp hồ sơ (từ 5 đến 45 ngày trước khi giấy phép hết hạn), tránh các vi phạm pháp luật về sử dụng lao động nước ngoài.
Hỗ trợ tư vấn pháp lý và giải đáp thắc mắc: Dịch vụ thường đi kèm tư vấn miễn phí về điều kiện, thủ tục, các quy định liên quan, giúp người lao động và doanh nghiệp hiểu rõ quyền lợi và trách nhiệm.
Hỗ trợ các thủ tục liên quan khác: Ngoài gia hạn giấy phép lao động, dịch vụ thường hỗ trợ làm thẻ tạm trú, visa, bảo lãnh người thân, giúp người lao động nước ngoài và gia đình được hưởng đầy đủ quyền lợi hợp pháp tại Việt Nam.
Chi phí rõ ràng, không phát sinh: Các dịch vụ uy tín thường báo giá trọn gói, minh bạch, giúp doanh nghiệp chủ động tài chính và tránh chi phí phát sinh không mong muốn.

7. Một số câu hỏi liên quan thủ tục gia hạn GPLĐ

Người lao động nước ngoài cần làm thủ tục gia hạn khi giấy phép lao động còn hiệu lực từ 5 đến 45 ngày trước ngày hết hạn và có nhu cầu tiếp tục làm việc tại cùng vị trí, cùng doanh nghiệp.

Giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần duy nhất với thời hạn tối đa 2 năm. Sau đó nếu muốn tiếp tục làm việc phải làm thủ tục cấp giấy phép lao động mới.

Văn bản đề nghị gia hạn theo mẫu quy định.
Giấy phép lao động còn hiệu lực.
Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (trừ trường hợp không phải xác định nhu cầu).
02 ảnh màu 4×6 cm phông nền trắng.
Bản sao hộ chiếu có chứng thực hoặc xác nhận của người sử dụng lao động.
Giấy khám sức khỏe hợp lệ.
Các giấy tờ chứng minh người lao động tiếp tục làm việc đúng nội dung giấy phép đã cấp.

Thủ tục gia hạn không bắt buộc phải nộp lại lý lịch tư pháp nếu không có thay đổi về hồ sơ nhân thân của người lao động.

Nếu giấy phép lao động hết hạn mà không kịp gia hạn, người lao động phải làm thủ tục cấp giấy phép lao động mới. Việc sử dụng lao động nước ngoài khi giấy phép hết hạn sẽ bị xử phạt và có thể bị trục xuất khỏi Việt Nam.

Có, người sử dụng lao động và người lao động phải ký lại hợp đồng lao động theo thời hạn mới của giấy phép lao động và gửi hợp đồng cho cơ quan cấp phép.