Thủ tục tăng vốn điều lệ công ty – Điều kiện, hồ sơ chi tiết

Thủ tục tăng vốn điều lệ công ty là thủ tục pháp lý bắt buộc khi doanh nghiệp có sự điều chỉnh tăng vốn điều lệ. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết các điều kiện, thành phần hồ sơ, quy trình các bước thực hiện thủ tục này và những lưu ý cần biết để tránh những sai sót có thể xảy ra.

1. Khi nào cần tăng vốn điều lệ công ty

Việc tăng vốn điều lệ công ty cần thực hiện khi có các nhu cầu và điều kiện sau:

• Khi vốn điều lệ hiện tại không đủ để đáp ứng hoạt động kinh doanh hoặc mở rộng quy mô đầu tư, phát triển công ty. Đây là lý do phổ biến nhất để tăng vốn nhằm đảm bảo công ty có đủ nguồn lực tài chính cho các dự án mới hoặc mở rộng thị trường.

• Khi giá trị hợp đồng ký kết với khách hàng lớn hơn vốn điều lệ công ty. Trong trường hợp này, đối tác có thể yêu cầu công ty tăng vốn để giảm thiểu rủi ro và tăng độ tin cậy.

• Khi công ty muốn tăng hạn mức vay vốn từ ngân hàng hoặc các tổ chức tài chính, vì vốn điều lệ cao hơn giúp nâng cao uy tín và khả năng vay vốn.

• Khi công ty cần đáp ứng các điều kiện kinh doanh đặc thù như tham gia đấu thầu, đăng ký ngành nghề có yêu cầu vốn pháp định, hoặc chuẩn bị lên sàn giao dịch chứng khoán.

• Khi công ty muốn tăng tính ổn định, hiệu quả và phát triển bền vững, đồng thời củng cố niềm tin với cổ đông, đối tác và chủ nợ.

• Khi có thành viên mới góp vốn hoặc các thành viên hiện tại góp thêm vốn, công ty cần tăng vốn điều lệ tương ứng với số vốn góp mới

2. Các hình thức tăng vốn điều lệ công ty

a) Công ty TNHH một thành viên

• Chủ sở hữu công ty tự góp thêm vốn của mình để tăng vốn điều lệ.

• Huy động vốn góp từ cá nhân hoặc tổ chức khác. Khi đó, công ty phải chuyển đổi loại hình sang công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần để phù hợp với quản lý.

b) Công ty TNHH hai thành viên trở lên

• Tăng vốn góp của các thành viên hiện hữu: Thành viên góp thêm vốn theo tỷ lệ vốn góp hiện tại. Nếu có thành viên không góp hoặc góp không đủ, phần vốn còn lại được phân chia cho các thành viên khác theo tỷ lệ vốn góp của họ, trừ khi có thỏa thuận khác.

• Tiếp nhận vốn góp của thành viên mới: Công ty có thể nhận thêm thành viên góp vốn mới để tăng vốn điều lệ.

c) Công ty cổ phần

Công ty cổ phần có nhiều hình thức tăng vốn điều lệ đa dạng và linh hoạt hơn, bao gồm:

• Chào bán cổ phần cho cổ đông hiện hữu: Công ty phát hành thêm cổ phần và ưu tiên bán cho cổ đông hiện hữu theo tỷ lệ sở hữu để giữ quyền kiểm soát.

• Chào bán cổ phần riêng lẻ: Bán cổ phần cho một số cá nhân, tổ chức được lựa chọn, không phải là cổ đông hiện hữu.

• Chào bán cổ phần ra công chúng: Phát hành cổ phần rộng rãi ra công chúng, thường áp dụng với công ty đại chúng đã niêm yết trên sàn chứng khoán.

• Thanh toán cổ tức bằng cổ phần: Công ty trả cổ tức cho cổ đông bằng cổ phần thay vì tiền mặt, qua đó tăng vốn điều lệ mà không phải huy động thêm vốn từ bên ngoài.

3. Hồ sơ tăng vốn điều lệ công ty

Tùy từng loại hình cụ thể mà hồ sơ sẽ có sự khác nhau nhưng cơ bản đều bao gồm các loại giấy tờ sau:

• Thông báo thay đổi vốn điều lệ do người đại diện theo pháp luật ký.

• Quyết định, nghị quyết, biên bản họp về việc tăng vốn điều lệ của:

  • Chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH một thành viên).

  • Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH nhiều thành viên).

  • Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần).

• Giấy ủy quyền và bản sao giấy tờ cá nhân của người được ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải người đại diện theo pháp luật).

• Giấy tờ cá nhân của thành viên/cổ đông mới (bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu sao y công chứng không quá 6 tháng) nếu có tiếp nhận thành viên hoặc cổ đông mới góp vốn.

• Giấy xác nhận việc góp vốn của thành viên/cổ đông mới (nếu có).

• Biên bản định giá tài sản (nếu góp vốn bằng tài sản cố định, tài sản khác ngoài tiền mặt).

4. Quy trình, thủ tục tăng vốn điều lệ công ty

Quy trình thực hiện thủ tục tăng vốn điều lệ công ty được tiến hành qua các bước sau:

• Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

• Hiện nay, tất cả hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh đều được nộp online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng 1 trong 2 hình thức sau:

  • Nộp bằng chữ ký số
  • Nộp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh

• Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.

• Trong vòng 3-5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với tên đã thay đổi.

• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận thông báo bằng văn bản để sửa đổi, bổ sung.

• Sau khi được cấp giấy chứng nhận thay đổi, doanh nghiệp phải công bố thông tin thay đổi vốn điều lệ trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

• Nếu vốn điều lệ thay đổi làm phát sinh nghĩa vụ thuế môn bài mới, doanh nghiệp phải nộp lại tờ khai lệ phí môn bài và nộp thuế môn bài theo mức mới.

• Đối với công ty cổ phần hoặc công ty TNHH nhiều thành viên, sau khi tăng vốn, công ty phải cấp giấy chứng nhận cổ phần hoặc vốn góp mới cho thành viên, cổ đông theo tỷ lệ góp vốn sau thay đổi.