Thủ tục thay đổi tên doanh nghiệp

Việc thay đổi tên doanh nghiệp không chỉ là một thủ tục hành chính mà còn là một bước đi chiến lược quan trọng trong quá trình phát triển của doanh nghiệp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết về thủ tục thay đổi tên doanh nghiệp, từ các điều kiện cần thiết, hồ sơ cần chuẩn bị, đến quy trình thực hiện và những lưu ý quan trọng để đảm bảo việc đổi tên diễn ra suôn sẻ.

1. Một số quy tắc khi đặt tên doanh nghiệp

Trước khi làm thủ tục thay đổi tên doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp cần nắm rõ một số quy tắc về việc đặt tên cho doanh nghiệp để đảm bảo tên mới được đặt phù hợp quy định pháp luật.

• Tên doanh nghiệp phải gồm hai thành tố theo thứ tự:

  • Loại hình doanh nghiệp (ví dụ: “công ty trách nhiệm hữu hạn” hoặc “công ty TNHH”, “công ty cổ phần” hoặc “công ty CP”, “công ty hợp danh” hoặc “công ty HD”, “doanh nghiệp tư nhân” hoặc “DNTN”).

  • Tên riêng, được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, có thể bao gồm các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.

• Tên doanh nghiệp phải được viết bằng tiếng Việt; có thể có tên bằng tiếng nước ngoài (dịch từ tên tiếng Việt sang ngôn ngữ sử dụng hệ chữ La-tinh) và tên viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài. Tên tiếng nước ngoài và tên viết tắt phải được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt tại trụ sở và trên các giấy tờ giao dịch của doanh nghiệp.

• Tên doanh nghiệp không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký trước đó, bao gồm cả tên tiếng Việt, tên viết tắt và tên tiếng nước ngoài. Tên riêng không được chỉ khác nhau bởi một số tự nhiên, một chữ cái, hoặc các ký hiệu như “&”, “và”, “.”, “,”, “+”, “-”, “_” ngay sau tên riêng của doanh nghiệp khác cùng loại đã đăng ký.

• Không được sử dụng tên cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, lực lượng vũ trang, tổ chức xã hội… làm toàn bộ hoặc một phần tên doanh nghiệp nếu không có sự chấp thuận của các cơ quan, tổ chức đó.

• Không được sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

2. Một số lý do làm thay đổi tên doanh nghiệp

• Khi doanh nghiệp muốn thay đổi hình ảnh, thương hiệu để phù hợp hơn với tầm nhìn, mục tiêu mới hoặc để tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, thu hút khách hàng tiềm năng.

• Khi doanh nghiệp bị yêu cầu thay đổi tên do tên hiện tại xâm phạm quyền sở hữu công nghiệp hoặc vi phạm quy định pháp luật về đặt tên doanh nghiệp. Đây là trường hợp bắt buộc theo quy định tại khoản 2 Điều 19 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

• Khi doanh nghiệp thay đổi hình thức kinh doanh, thay đổi loại hình doanh nghiệp hoặc thay đổi ngành nghề kinh doanh mà tên cũ không còn phù hợp.

3. Hồ sơ thay đổi tên doanh nghiệp

Hồ sơ thay đổi tên doanh nghiệp tại Việt Nam bao gồm các giấy tờ chính sau đây, tùy theo loại hình doanh nghiệp mà có thể có một số khác biệt nhỏ:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật ký (theo mẫu quy định tại Phụ lục II-1 ban hành kèm Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).

• Nghị quyết, quyết định về việc thay đổi tên doanh nghiệp:

  • Đối với công ty cổ phần: Quyết định của Đại hội đồng cổ đông.

  • Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty hợp danh: Nghị quyết của Hội đồng thành viên.

  • Đối với công ty TNHH một thành viên: Quyết định của chủ sở hữu công ty.

• Biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng thành viên (tùy loại hình doanh nghiệp), ghi rõ nội dung sửa đổi trong Điều lệ doanh nghiệp liên quan đến việc thay đổi tên.

• Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ và nhận kết quả (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật). Văn bản này không bắt buộc công chứng, chứng thực.

• Bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền (nếu có).

4. Quy trình thủ tục thay đổi tên doanh nghiệp

Quy trình thay đổi tên doanh nghiệp tại Việt Nam được thực hiện theo các bước chính sau:

Bước 1. Lựa chọn và tra cứu tên doanh nghiệp mới

• Doanh nghiệp lựa chọn tên mới phù hợp với quy định về đặt tên doanh nghiệp (gồm loại hình doanh nghiệp và tên riêng).

• Tiến hành tra cứu tên dự kiến thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để đảm bảo tên không trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác đã đăng ký.

Bước 2. Chuẩn bị hồ sơ thay đổi tên doanh nghiệp

Soạn thảo bộ hồ sơ tương ứng với từng loại hình doanh nghiệp cụ thể.

Bước 3: Nộp hồ sơ

• Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

• Có thể nộp trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc đăng ký online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 4: Thẩm định hồ sơ và cấp giấy chứng nhận

• Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.

• Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với tên đã thay đổi.

• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận thông báo bằng văn bản để sửa đổi, bổ sung.

5. Lưu ý sau khi thay đổi tên doanh nghiệp

Sau khi thay đổi tên doanh nghiệp, doanh nghiệp cần lưu ý và thực hiện các công việc quan trọng sau để đảm bảo tuân thủ pháp luật và duy trì hoạt động kinh doanh suôn sẻ:

1. Khắc lại con dấu công ty

• Thay đổi tên doanh nghiệp là một trong những trường hợp bắt buộc phải khắc lại con dấu mới theo tên mới.

• Doanh nghiệp phải ngừng sử dụng con dấu cũ ngay sau khi đổi tên và sử dụng con dấu mới khi giao dịch.

2. Công bố thông tin thay đổi tên doanh nghiệp

• Doanh nghiệp phải công bố công khai việc thay đổi tên trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn quy định.

• Việc không công bố hoặc công bố không đúng hạn có thể bị phạt tiền từ 10 triệu đến 15 triệu đồng.

3. Thay đổi thông tin trên hóa đơn, chứng từ kế toán

• Nếu doanh nghiệp có sử dụng hóa đơn VAT, cần làm thủ tục thay đổi thông tin tên trên hóa đơn.

• Đối với hóa đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết, doanh nghiệp có thể đóng dấu tên mới lên hóa đơn cũ và thông báo điều chỉnh với cơ quan thuế hoặc hủy và phát hành hóa đơn mới.

4. Thông báo thay đổi với các cơ quan, đối tác liên quan

• Cập nhật thông tin tên mới với cơ quan thuế, ngân hàng, hải quan (nếu có hoạt động xuất nhập khẩu), các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số, đối tác kinh doanh, khách hàng để tránh nhầm lẫn trong giao dịch.

5. Thay đổi bảng hiệu, biển tên tại trụ sở và các địa điểm kinh doanh

• Gắn tên doanh nghiệp mới tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh theo quy định.

• Thay đổi bảng hiệu, biển tên để phù hợp với tên mới.

6. Cập nhật thông tin trên văn bằng bảo hộ nhãn hiệu (nếu có)

• Nếu doanh nghiệp sở hữu nhãn hiệu đã đăng ký, cần làm thủ tục sửa đổi thông tin tên chủ sở hữu trên văn bằng bảo hộ nhãn hiệu.

6. Dịch vụ thay đổi tên doanh nghiệp tại BETTERLAW

Thủ tục thay đổi tên doanh nghiệp không quá phức tạp nhưng cần sự chính xác, phù hợp với từng trường hợp cụ thể để đảm bảo quá trình thực hiện suôn sẻ, nhanh chóng. Dịch vụ thay đổi đăng ký kinh doanh  trọn gói của BETTERLAW sẽ giúp bạn giải quyết mọi vấn đề:

• Tiết kiệm thời gian và công sức: Doanh nghiệp không phải tự mình tìm hiểu, chuẩn bị hồ sơ và thực hiện các thủ tục phức tạp. Dịch vụ sẽ thay mặt hoàn tất toàn bộ quy trình nhanh chóng, giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động kinh doanh chính.

• Đảm bảo thủ tục pháp lý chính xác, đầy đủ: Đội ngũ chuyên gia pháp lý giàu kinh nghiệm sẽ tư vấn, soạn thảo hồ sơ đúng quy định, tránh sai sót và rủi ro bị từ chối hoặc xử phạt do làm sai thủ tục.

• Chi phí minh bạch, trọn gói, không phát sinh: Các đơn vị cung cấp dịch vụ thường cam kết mức phí rõ ràng, bao gồm lệ phí nhà nước, phí dịch vụ, phí khắc dấu (nếu cần), giúp doanh nghiệp chủ động về tài chính.

• Thời gian hoàn thành nhanh chóng: Thông thường chỉ từ 3-7 ngày làm việc, thậm chí có dịch vụ cấp tốc trong 1 ngày, giúp doanh nghiệp nhanh chóng có giấy phép kinh doanh mới và tiếp tục hoạt động không gián đoạn.

• Hỗ trợ toàn diện các thủ tục liên quan: Ngoài thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh, dịch vụ còn hỗ trợ khắc dấu mới, hỗ trợ tư vấn cập nhật thông tin với cơ quan thuế, bảo hiểm.