Thay đổi địa chỉ công ty khác quận – Điều kiện, thủ tục chi tiết

1. Một số quy định về địa chỉ trụ sở công ty

Một số quy định chính về địa chỉ trụ sở công ty theo Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản pháp luật liên quan như sau:

• Trụ sở chính của công ty phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc chính thức của doanh nghiệp, được xác định theo địa giới hành chính cụ thể (số nhà, ngách/hẻm/ngõ phố, phố/đường, thôn/xóm/ấp, xã/phường/thị trấn, huyện/quận/thị xã/thành phố thuộc tỉnh, tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương) và phải có số điện thoại, số fax, thư điện tử (nếu có).

• Không được đặt trụ sở chính tại nhà chung cư có mục đích để ở. Đây là quy định nghiêm ngặt nhằm tránh gây ảnh hưởng đến cư dân và đảm bảo tính pháp lý cho địa chỉ doanh nghiệp.

• Địa chỉ trụ sở chính phải thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp, có thể là nhà, đất do công ty mua, tự xây dựng hoặc thuê hợp pháp, có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà hoặc hợp đồng thuê đất, hợp đồng thuê nhà hợp pháp theo quy định của pháp luật đất đai và nhà ở.

• Trụ sở chính không bắt buộc phải là nơi diễn ra hoạt động kinh doanh thực tế, có thể chỉ là địa chỉ liên lạc để giao dịch, nhận thông báo, thư từ, hợp đồng.

• Khi đăng ký trụ sở chính, nếu địa chỉ chưa có số nhà hoặc tên đường thì phải có xác nhận của chính quyền địa phương về việc địa chỉ đó chưa có số nhà, tên đường để đảm bảo tính hợp lệ.

2. Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận

2.1 Thực hiện thủ tục với cơ quan thuế

Khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận, doanh nghiệp phải làm thủ tục với cơ quan thuế vì việc chuyển địa chỉ sang quận khác sẽ làm thay đổi cơ quan thuế quản lý.

• Tại cơ quan thuế nơi chuyển đi (quận cũ):

  • Nộp hồ sơ gồm biên bản họp, quyết định thay đổi địa chỉ, công văn xin chốt thuế chuyển quận, mẫu 08 – MST, giấy ĐKKD, giấy giới thiệu (nếu có).

  • Hoàn thành thủ tục chốt thuế chuyển quận hoặc quyết toán thuế tại địa bàn cũ.

• Tại cơ quan thuế nơi chuyển đến (quận mới):

  • Nộp mẫu 09 – MST để đăng ký thuế tại địa điểm mới.

2.2 Thực hiện thủ tục tại Phòng đăng ký kinh doanh

Sau khi đã có mẫu 09 xác nhận việc hoàn thành nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp tiến hành thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phòng ĐKKD.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ

• • Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (thay đổi địa chỉ trụ sở chính khác quận).

  • Quyết định hoặc biên bản họp về việc thay đổi địa chỉ công ty (tùy loại hình doanh nghiệp).

  • Bản sao công chứng CCCD/CMND/hộ chiếu của người nộp hồ sơ hoặc người được ủy quyền.

  • Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải người đại diện theo pháp luật).

  • Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện tại.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh

• • Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia (online).

  • Chọn Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở mới (quận mới).

Bước 3: Cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét hồ sơ

• • Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.

  • Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với địa chỉ trụ sở mới.

  • Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, sẽ có thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Tham khảo: Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận

3. Thủ tục sau khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận

4. Xử phạt khi không thông báo thay đổi địa chỉ công ty

Khi thay đổi địa chỉ công ty mà không thực hiện các thủ tục thông báo với Cơ quan nhà nước, doanh nghiệp có thể bị phạt những lỗi sau:

• Không đăng ký kinh doanh tại địa chỉ mới
• Có thể bị đóng mã số thuế nếu cơ quan thuế đi kiểm tra mà không thấy doanh nghiệp hoạt động tại trụ sở cũ
• Có thể bị phạt lỗi chậm thông báo thay đổi đăng ký kinh doanh.

Cụ thể, theo quy định tại Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP  về việc vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp:

1. Cảnh cáo đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 10 ngày.

2. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 11 ngày đến 30 ngày.

3. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 31 ngày đến 90 ngày.

4. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên.

5. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với hành vi không đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.

Biện pháp khắc phục: buộc thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

5. Dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty khác quận tại BETTERLAW

Nếu bạn cảm thấy thủ tục quá phức tạp, không muốn đi lại hay ngại làm việc với cơ quan nhà nước, mời bạn tham khảo dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty trọn gói của BETTERLAW. Bạn sẽ được:

• Tư vấn pháp lý và hướng dẫn doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty khác quận.

• Soạn thảo hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định pháp luật và trình doanh nghiệp ký.

• Thực hiện thủ tục chốt thuế tại cơ quan thuế quản lý cũ (bắt buộc khi chuyển địa chỉ khác quận).

• Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở mới.

• Theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ, nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới và bàn giao tận tay khách hàng.

• Hỗ trợ tư vấn các thủ tục tiếp theo như khắc dấu mới, cập nhật hóa đơn điện tử, thông báo với cơ quan bảo hiểm xã hội, ngân hàng, đối tác…

Phí dịch vụ sẽ phụ thuộc vào việc bạn có sử dụng dịch vụ quyết toán thuế chuyển quận hay không. Hãy liên hệ ngay cho BETTERLAW để được hỗ trợ nhanh nhất.

Tham khảo: Dịch vụ thay đổi đăng ký kinh doanh – Uy tín giá tốt 

6. Một số lưu ý khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận

1. Trong thời gian làm thủ tục chuyển quận, công ty có được xuất hóa đơn không?

• Trước khi nộp mẫu 01: Doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn điện tử như bình thường;
• Sau khi nộp mẫu 01 cho cơ quan thuế: Doanh nghiệp phải tạm dừng việc xuất hóa đơn giá trị gia tăng.

2. Chuyển địa điểm kinh doanh khác quận có phải làm quyết toán thuế không?

Theo quy định mới nhất hiện nay, khi làm thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận, doanh nghiệp bắt buộc phải làm thủ tục quyết toán thuế. Đây là một quy định mới mà doanh nghiệp cần cập nhật để tránh bị phạt.

3. Thủ tục thuế khi thay đổi địa chỉ công ty sang quận khác như thế nào?

Tại cơ quan thuế nơi người nộp thuế chuyển đi:

Tại cơ quan thuế nơi người nộp thuế chuyển đến: nộp mẫu 09 – MST.