Thay đổi địa chỉ công ty cùng quận

Trong quá trình hoạt động, vì nhiều lý do mà doanh nghiệp phải làm thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục, thành phần hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cùng quận cùng các lưu ý giúp bạn dễ dàng thực hiện và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.

1. Một số quy định về địa chỉ trụ sở công ty

Một số quy định chính về địa chỉ trụ sở công ty theo Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản pháp luật liên quan như sau:

• Trụ sở chính của công ty phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc chính thức của doanh nghiệp, được xác định theo địa giới hành chính cụ thể (số nhà, ngách/hẻm/ngõ phố, phố/đường, thôn/xóm/ấp, xã/phường/thị trấn, huyện/quận/thị xã/thành phố thuộc tỉnh, tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương) và phải có số điện thoại, số fax, thư điện tử (nếu có).

• Không được đặt trụ sở chính tại nhà chung cư có mục đích để ở. Đây là quy định nghiêm ngặt nhằm tránh gây ảnh hưởng đến cư dân và đảm bảo tính pháp lý cho địa chỉ doanh nghiệp.

• Địa chỉ trụ sở chính phải thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp, có thể là nhà, đất do công ty mua, tự xây dựng hoặc thuê hợp pháp, có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà hoặc hợp đồng thuê đất, hợp đồng thuê nhà hợp pháp theo quy định của pháp luật đất đai và nhà ở.

• Trụ sở chính không bắt buộc phải là nơi diễn ra hoạt động kinh doanh thực tế, có thể chỉ là địa chỉ liên lạc để giao dịch, nhận thông báo, thư từ, hợp đồng.

• Khi đăng ký trụ sở chính, nếu địa chỉ chưa có số nhà hoặc tên đường thì phải có xác nhận của chính quyền địa phương về việc địa chỉ đó chưa có số nhà, tên đường để đảm bảo tính hợp lệ.

2. Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cùng quận với từng loại hình

2.1 Đối với Công ty TNHH 1 thành viên

• Thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp thay đổi địa chỉ của công ty (theo Mẫu II-1, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT);
• Quyết định của chủ sở hữu đối Công ty về việc thay đổi địa chỉ Công ty;
• Giấy ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ và nhận kết quả (nếu có);
• Bản sao công chứng CCCD/hộ chiếu của người được ủy quyền thực hiện thủ tục.

2.2 Đối với Công ty TNHH 2 thành viên/Công ty hợp danh

• Thông báo thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện (theo mẫu tại Phụ Lục II.1);
• Quyết định và bản sao biên bản họp của hội đồng thành viên về việc thay đổi địa chỉ trụ sở;
• Giấy ủy quyền cho cá nhân nộp hồ sơ và nhận kết quả (nếu có);
• Bản sao công chứng còn thời hạn CCCD/hộ chiếu của người được ủy quyền.

2.3 Đối với Công ty cổ phần

• Thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp thay đổi địa chỉ của công ty theo Mẫu II-1;
• Quyết định và bản sao biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần về việc thay đổi địa chỉ trụ sở;
• Giấy ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ và nhận kết quả (nếu có);
• Bản sao công chứng CCCD/hộ chiếu của người được ủy quyền thực hiện thủ tục.

3. Quy trình, thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận

Thủ tục chuyển địa điểm kinh doanh cùng quận khá đơn giản, doanh nghiệp chỉ cần thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh qua các bước sau:

• Chuẩn bị hồ sơ: Chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ tương ứng với từng loại hình doanh nghiệp như đã nêu trên.
• Nộp hồ sơ: Nộp hồ sơ online trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (chọn Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính). Hồ sơ này sẽ được xem xét và xử lý bởi cơ quan này trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ.
• Xem xét và phê duyệt: Phòng đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành xem xét hồ sơ của Doanh nghiệp để đảm bảo tất cả các tài liệu đều đầy đủ và hợp lệ. Nếu hồ sơ đáp ứng yêu cầu, cơ quan sẽ chấp thuận Hồ sơ hợp lệ đồng thời thực hiện việc thay đổi tên trên giấy phép kinh doanh.
• Cấp giấy phép mới: Sau khi hồ sơ thay đổi địa chỉ kinh doanh được xem xét và phê duyệt, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ cấp một giấy phép kinh doanh mới cho doanh nghiệp.
• Thông báo và công bố thông tin: Sau khi cấp giấy phép kinh doanh mới, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành Công bố thông tin trên trang của Cục đăng ký kinh doanh- Bộ kế hoạch và đầu tư tại địa chỉ: https://bocaodientu.dkkd.gov.vn/egazette/Forms/Egazette/DefaultAnnouncements.aspx?h=2c

4. Thủ tục thuế khi thay đổi địa chỉ kinh doanh công ty cùng quận

Trong trường hợp này, việc chuyển địa điểm kinh doanh trong cùng quận không làm thay đổi Cơ quan quản lý thuế nên doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục thông báo thay đổi địa chỉ với Cơ quan thuế.

Mặt khác, hiện nay, hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp đã liên thông với hệ thống của Cơ quan thuế, nên khi thông tin của doanh nghiệp đã được cập nhật trên hệ thống đăng ký kinh doanh thì hệ thống dữ liệu của Cơ quan thuế cũng sẽ tự động  cập nhật thông tin mới của doanh nghiệp.

5. Một số việc cần làm sau khi thay đổi địa chỉ công ty cùng quận

• Công bố thông tin thay đổi đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp là thủ tục bắt buộc sau khi có giấy chứng nhận mới.

• Cập nhật lại biển hiệu, biển đặt tại trụ sở công ty theo địa chỉ mới.

• Cập nhật thông tin địa chỉ công ty trên các giấy phép con, giấy phép chuyên ngành (nếu có) để đảm bảo tính hợp pháp trong hoạt động kinh doanh.

• Cập nhật địa chỉ mới trên các tài khoản ngân hàng, hợp đồng, hóa đơn, website, và các kênh liên lạc khác để đảm bảo thông tin chính xác, thuận tiện cho giao dịch và quản lý.

6. Xử phạt khi không làm thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận

Khi thay đổi địa chỉ công ty mà không thực hiện các thủ tục thông báo với Cơ quan nhà nước, doanh nghiệp có thể bị phạt những lỗi sau:

• Không đăng ký kinh doanh tại địa chỉ mới
• Có thể bị đóng mã số thuế nếu cơ quan thuế đi kiểm tra mà không thấy doanh nghiệp hoạt động tại trụ sở cũ
• Có thể bị phạt lỗi chậm thông báo thay đổi đăng ký kinh doanh: mức phạt từ 3.000.000 – 20.000.000 tùy thời hạn vi phạm.

7. Dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty tại BETTERLAW

Để tiết kiệm thời gian và chi phí, mời bạn tham khảo dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty của Công ty Luật BETTERLAW. Bạn sẽ nhận được:

• Tư vấn pháp luật miễn phí các vấn đề pháp lý liên quan
• Tư vấn phương án pháp lý tối ưu nhất về hiệu quả và chi phí
• Thay mặt Khách hàng soạn thảo và nộp hồ sơ
• Theo dõi và nhận kết quả giao tận nơi
• Tư vấn pháp luật miễn phí sau dịch vụ

Tham khảo: Dịch vụ thay đổi đăng ký kinh doanh – Uy tín giá tốt 

8. Một số câu hỏi thường gặp

1. Thay đổi địa điểm kinh doanh cùng quận có phải thông báo với cơ quan thuế không?

Không. Doanh nghiệp chỉ cần làm thủ tục thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh.

2. Có bắt buộc phải thông báo về việc thay đổi địa chỉ công ty cùng quận?

Có. Việc chậm thông báo hoặc không thông báo sẽ bị xử phạt theo quy định pháp luật.

3. Chi phí thay đổi địa chỉ kinh doanh công ty cùng quận bao nhiêu?

Lệ phí nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh là 100.000/hồ sơ. Còn chi phí dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty trọn gói tại BETTERLAW là 1.500.000.

4. Thay đổi địa chỉ công ty cùng quận có phải khắc lại dấu không?

Không vì không làm thay đổi thông tin trên con dấu.

5. Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận như thế nào?

• Soạn thảo hồ sơ tương ứng từng loại hình doanh nghiệp.
• Nộp hồ sơ online trên hệ thống quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Xem xét và phê duyệt hồ sơ trong thời hạn 3 ngày làm việc.

Trên đây là toàn bộ nội dung liên quan đến thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận. Nếu cần tư vấn thêm, hãy liên hệ ngay với BETTERLAW để được tư vấn miễn phí.